In Zeiten wirtschaftlichen Drucks sind Unternehmen mehr denn je gefordert, ihre Kosten zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Insbesondere in personalintensiven Branchen, wie dem Contact Center-Sektor, steht das Thema Personalkosteneinsparung im Fokus der Unternehmensführung. Es ist ein sensibles Thema, denn es berührt direkt das Herzstück eines jeden Unternehmens – seine Mitarbeiter.

Weg von der Radikalität, hin zur Optimierung

Die Professional Workforce GmbH versteht sich als Partner für Unternehmen, die nicht den Weg radikaler Maßnahmen wie Betriebsschließungen oder Verlagerungen ins Ausland gehen möchten. Stattdessen setzen wir auf die Optimierung der bestehenden Organisationen. Unser Ansatz besteht darin, Personalkosten systematisch in ihre Bestandteile zu zerlegen und anhand dieser Analyse gezielte Optimierungshebel anzusetzen.

1. Kosten für Unproduktivität minimieren

Krankheit

Mit jährlichen Kosten für die deutsche Wirtschaft von 80 Milliarden EUR, die krankheitsbedingte Ausfälle verursachen, ist es unerlässlich, dass Unternehmen eine Strategie zur Minimierung dieser Ausfälle entwickeln. Eine überdurchschnittlich hohe Krankenquote kann ein Indikator für tiefer liegende Probleme wie hohen Leistungsdruck oder eine negative Unternehmenskultur sein. Maßnahmen zur Verbesserung dieser Bedingungen können langfristig zur Senkung der Krankheitsquote beitragen. So oder so ist es eine gute Idee, den Teams funktionierende Home Office-Regelungen und flexible Arbeitszeitgestaltungen an die Hand zu geben.

Urlaub

Bezahlter Urlaub ist ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterzufriedenheit. Die Herausforderung besteht darin, die Urlaubsplanung so zu gestalten, dass sie den saisonalen Arbeitsanforderungen entspricht, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit zu beeinträchtigen. Ein ausgewogener Urlaubsplan verhindert Ressourcenengpässe und vermeidet dadurch die Notwendigkeit, Überkapazitäten vorzuhalten. Gerade in mengengetriebenen Bereichen ist die Kalkulation der "idealen Urlaubsvergabe" sehr wichtig.

Schulungen

Investitionen in Schulungen sind essenziell, um die Kompetenzen der Mitarbeiter zu erweitern und die Unternehmensleistung zu steigern. Es gilt, ein Gleichgewicht zwischen den Kosten dieser Investitionen und dem Nutzen in Form von Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen zu finden.

2. Kosten für produktive Arbeitszeit optimieren

Verteilzeiten und Sondertätigkeiten

Eine genaue Analyse von Verteilzeiten und Sondertätigkeiten kann Aufschluss darüber geben, ob und in welchem Umfang produktive Arbeitszeit durch schlecht messbare Tätigkeiten verloren geht. Die Identifizierung und Optimierung dieser Prozesse kann zu erheblichen Einsparungen führen. In diesem Bereich haben wir schon einige "schwarze Löcher" entdeckt, in denen wertvolle Arbeitszeit ungemessen und unkontrolliert verschwindet.

Leerlaufzeiten

Leerlaufzeiten stellen eine besondere Herausforderung dar. Eine Erhöhung der Flexibilität der Belegschaft kann helfen, diese Zeiten zu minimieren, besonders wenn sie durch schwankenden Bedarf verursacht werden. Gleichzeitig müssen ineffiziente Prozesse, die zu Leerläufen führen, identifiziert und verbessert werden, wobei ein gesundes Maß an Auslastung nicht überschritten werden sollte.

Zuletzt ist ein wichtiger Hebel, Leerlauf durch "lagerbare Tätigkeiten" und intelligentes und automatisiertes Mischen verschiedener Tätigkeiten zu vermeiden.

3. Produktive Effizienz steigern

Die Analyse von Arbeitsprozessen auf Effizienz ist entscheidend. Nicht optimale Prozesse führen zu Verschwendung, und zu langsame Systeme hemmen die Produktivität. Durch gezielte Optimierungsmaßnahmen können Unternehmen Verschwendung reduzieren und ihre Effizienz signifikant steigern.

4. Flexibilität steigern

Bei saisonal schwankendem Arbeitsanfall kann es trotz in sich korrekt kalkuliertem Personalbestand zu zwei immer parallel auftretenden Fehlern kommen: Überkapazität (Leerlaufkosten) in der einen, und Unterkapazität (z. B. schlechter Service) in der anderen Phase. Es gibt verschiedenste Methoden, Flexibilität zu steigern, und diese fangen arbeitsvertraglich an und enden mit Incentivierungen und Motivation.

Fazit

Die Einsparung von Personalkosten ist ein komplexes Unterfangen, das eine sorgfältige Analyse und Optimierung von Prozessen erfordert. Die Professional Workforce GmbH steht Unternehmen als erfahrener Partner zur Seite, um durch gezielte Maßnahmen nicht nur Kosten zu sparen, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Denn letztendlich sind es die Menschen, die den Erfolg eines Unternehmens ausmachen.