Die Erstellung von Forecasts ist wie das permanente Segeln bei widrigen Winden – die Realität behält immer die Oberhand. Wir geben Dir 10 Grundregeln für eine sicheres Segeln durch den Forecast-Sturm an die Hand:

1. Klärung der Datenlage:

Sicherstellen, dass vollständige historische Daten zu Volumenverläufen und Bearbeitungszeiten vorhanden sind, mit möglichst automatisierten Datenimports

2. Klärung von „Logik-Brüchen“ in der Vergangenheit:

Beispiele: Themen, die von einer in die andere Struktur „umgehangen“ wurden, oder bedeutende Automatisierungsschritte. Diese müssen im Forecast-Modell berücksichtig werden.

3. Bereinigungen historischer Daten:

An welchen Tagen/zu welchen Zeiten gab es nicht repräsentative Ausreißer (z. B. Störungen oder andere Dinge, die in dieser Form so nie wieder, oder nur unregelmäßig bzw. sporadisch auftreten werden)?

•  nicht für die Projektion in die Zukunft verwenden;
•  analog: Umgang mit Wahlwiederholern/Mehrfachkontakten (speziell in Phasen sehr schlechter Erreichbarkeit/hoher Rückstände)

4. Erklärung historischer Daten:

Vollständige Liste der volumentreibenden Events wie Marketing-Kampagnen, Preisanpassungen, aber auch der regelmäßigen Dinge wie Rechnungs- und Mahnungsversand (ebenso: Aussetzen von Mahnungen, Verzögerungen usw.)

5. Identifikation der relevanten Volumentreiber für alle Forecast-Themen:

Nicht blind dem Mittelwert oder Mustern der Vergangenheit trauen, sondern die Treiber modellieren. Aus einer Vielzahl möglicher Treiber die richtigen auswählen und auch immer wieder challengen.

6. Ein Forecast-Werkzeug aussuchen/implementieren:

Nachvollziehbarkeit der Berechnung, Eignung für die Nutzergruppe (komplex/mächtig vs. one-click), Dokumentation und Erklärbarkeit von Annahmenänderungen

7. Das Unternehmen in den Prozess einbinden:

Marketing, Vertrieb, Digitalisierung nur als Beispiele: hier gibt es wichtigen Input! Ein Standardprozess sollte sicherstellen, dass relevantes Wissen um die Zukunft in den Forecast einfließt.

8. Das Team qualifizieren:

Die Durchführung von Forecasting wird oft genug und immer aufs Neue Anfängern aus der Organisation übertragen. Standardisierte Trainings und Weiterbildungsprogramme sind rar.

Ein individueller Aufbau von Fähigkeiten ist ratsam!

9. Lob und Tadel:

Immer bedenken: es gibt immer nur genau EINE Möglichkeit, den Forecast im Ist zu treffen, aber fast unendlich viele, danebenzuliegen. Verteile Lob und Tadel nicht in diesem Verhältnis! Ein Forecast-Verantwortlicher kann einen hervorragenden Job gemacht haben, auch wenn das Ist und der Forecast am Ende nicht zusammengefunden haben!

10.  Den Rahmen-Prozess nicht vernachlässigen:

•  Forecast-Zyklen definieren
•  Re-Forecasts bei Bedarf ermöglichen
•  Forecast-Güte als Kennzahl und Messgröße definieren
•  regelmäßige Review-/Preview-Termine („was waren die Ursachen für Abweichung“, „was kann am Prozess verbessert werden“, …)

Am Ende kommt es darauf an, den bestmöglichen Prozess über geeignete Werkzeuge mit guten Daten abzubilden – und damit den Kampf gegen die Agilität und Fragilität des Business zu gewinnen!

Wir verfügen über eine mehr als 20-jährige Erfahrung in der Forecast-Welt, und sind mit sowohl operativer Erfahrung als auch mathematischen und statistischen Fähigkeiten sehr gut ausgestattet.