Die Personaleinsatzplanung (PEP) im Rahmen des Workforcemanagements hat das Ziel, die richtige Anzahl Mitarbeiter:innen mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen, um die Personalkosten zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Hierbei kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass Interessenskonflikte zwischen dem Arbeitgeber und den Mitarbeiter:innen entstehen, wenn bei der Planung entweder die Bedarfe nicht ausreichend berücksichtigt oder die Mitarbeiterbedürfnisse vernachlässigt werden.
Welche Vor- und Nachteile gibt es bei einer rein bedarfsorientierten Planung, welche bei einer rein mitarbeiterorientierten Planung? Worauf sollten Sie bei der PEP besonders achten und gibt es eine gesunde Mischung zwischen Bedarfs- und Mitarbeiterorientierung, die sowohl die Unternehmens- als auch Mitarbeiterinteressen in ausreichendem Maß mit einfließen lässt? Lassen Sie uns diesen Fragen gemeinsam auf den Grund gehen:
Betrachten wir zunächst die bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung
Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Präzise Bedarfsanalysen helfen dabei, Überkapazitäten und Engpässe zu vermieden, was zu einer effizienteren Nutzung der Personalressourcen führt. Unproduktive Arbeitszeiten können reduziert werden, was die Gesamtproduktivität steigert.
- Kostenoptimierung: Durch einen bedarfsgerechten Personaleinsatz können Kosten (z.B. für Leerlaufzeiten) eingespart werden.
- Verbesserte Planungsqualität: Auf Schwankungen in der Arbeitsauslastung kann vorausschauend reagiert werden. Personalprozesse und Kostenstrukturen werden transparenter.
- Kundenorientierung: Durch optimale Personalbesetzung kann eine bessere Qualität im Kundenservice gewährleistet werden. Eine verbesserte Reaktionsfähigkeit auf Kundenbedürfnisse steigert die Zufriedenheit.
- Strategische Vorteile: Durch effizientere Prozesse und Kostenstrukturen wird die Wettbewerbsposition gestärkt. Eine datenbasierte Planung ermöglicht fundierte Entscheidungen im Personalmanagement.
Nachteile:
- Mitarbeiterunzufriedenheit:Wenn die Planung ausschließlich auf den betrieblichen Bedarf ausgerichtet ist, können die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter vernachlässigt werden, was zu Unzufriedenheit und Demotivation führen kann.
- Erhöhte Fluktuation: Die Vernachlässigung von Mitarbeiterpräferenzen kann dazu führen, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, was die Fluktuationsrate erhöht und zusätzliche Kosten für Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter verursacht.
- Überlastung und Stress: Eine strikte Ausrichtung auf den Bedarf kann zu Überlastungssituationen führen, insbesondere wenn kurzfristige Bedarfsspitzen auftreten und nicht genügend Personal zur Verfügung steht, um diese abzudecken.
- Fehlende Flexibilität: Eine starre bedarfsorientierte Planung kann die Flexibilität einschränken, was problematisch ist, wenn unerwartete Ereignisse oder kurzfristige Änderungen auftreten.
- Fehlende Berücksichtigung von Qualifikationen: Wenn der Fokus nur auf der Quantität des benötigten Personals liegt, können wichtige Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter übersehen werden, was die Effizienz und Qualität der Arbeit beeinträchtigen kann.
Dem gegenüber steht die mitarbeiterorientierte Personaleinsatzplanung
Vorteile:
- Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation: Durch die Berücksichtigung individueller Wünsche und Bedürfnisse fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt und respektiert, was ihre Zufriedenheit steigert. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre persönlichen Präferenzen berücksichtigt werden, steigt i.d.R. ihre Motivation und ihr Engagement für das Unternehmen.
- Bindung und Loyalität: Eine mitarbeiterorientierte Planung kann die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen stärken, was zu einer geringeren Fluktuationsrate führt. Mitarbeiter sind tendenziell loyaler gegenüber einem Arbeitgeber, der ihre Bedürfnisse ernst nimmt und ihnen entgegenkommt.
- Work-Life-Balance: Durch flexible Arbeitszeitmodelle können Mitarbeiter ihre beruflichen Verpflichtungen besser mit ihrem Privatleben in Einklang bringen, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt.
- Individuelle Entwicklung: Die Planung kann gezielt auf die individuellen Stärken und Entwicklungspotenziale der Mitarbeiter abgestimmt werden, was deren persönliche und berufliche Entwicklung fördert. Mitarbeiter können in Positionen eingesetzt werden, die ihren Fähigkeiten entsprechen oder diese weiterentwickeln.
- Positive Unternehmenskultur: Eine mitarbeiterorientierte Planung trägt zu einer positiven Unternehmenskultur bei, in der sich Mitarbeiter wohlfühlen und gerne arbeiten. Durch die Berücksichtigung von Teamdynamiken wird der Zusammenhalt innerhalb der Teams gestärkt.
Nachteile:
- Effizienzeinbußen: Die Fokussierung auf individuelle Mitarbeiterwünsche kann dazu führen, dass die tatsächlichen Bedarfe des Unternehmens nicht ausreichend berücksichtigt werden. Durch die Priorisierung von Mitarbeiterpräferenzen kann es zu einer suboptimalen Nutzung von Personal und anderen Ressourcen kommen.
- Planungskomplexität: Es kann herausfordernd sein, alle individuellen Wünsche mit den betrieblichen Anforderungen in Einklang zu bringen. Die Berücksichtigung vieler individueller Präferenzen erfordert einen höheren Planungs- und Verwaltungsaufwand.
- Betriebliche Risiken: In Zeiten hoher Arbeitsbelastung kann es zu Personalengpässen kommen, wenn die Planung primär auf Mitarbeiterwünsche ausgerichtet ist. Die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens an sich ändernde Marktbedingungen oder Kundenanforderungen kann leiden.
- Kostenfaktoren: Die Erfüllung individueller Arbeitszeitwünsche kann zu höheren Personalkosten führen, beispielsweise durch Überstunden oder zusätzliche Schichten.
Die Mischung machts
Um die jeweiligen Vorteile einer bedarfs- sowie mitarbeiterorientierten PEP nutzen und gleichzeitig die Nachteile minimieren zu können, sollten beide Ansätze in einem ausgewogenen Verhältnis berücksichtigt werden. Hierfür gibt es zwar kein Standard-Rezept, da jedes Unternehmen eigene Anforderungen und Herausforderungen hat, folgende Aspekte sind aber charakteristisch für eine gesunde Mischung aus beiden Ansätzen:
- Bedarfsorientierte Grundlage: Analyse und Prognose (Forecasting) des Personalbedarfs und datenbasierte Gegenüberstellung von Bedarf und Kapazitäten. Die Transparenz über die künftige Deckungssituation ermöglicht es dem Unternehmen, Maßnahmen für Zeiträume von Über- und Unterdeckung abzuleiten, um Kosten zu sparen, gleichzeitig die Servicequalität sicherzustellen und eine Überlastung der Mitarbeiter:innen zu vermeiden.
- Skillbasierter Ansatz: Abgleich von Anforderungs- und Qualifikationsprofilen für optimale Zuordnungen, sprich Mitarbeiter:innen werden nur für Tätigkeiten eingeplant, für die sie auch qualifiziert sind, wodurch Über- und Unterforderungen vermieden werden.
- Eigenverantwortung: Einbindung der Mitarbeiter:innen in den Planungsprozess, z.B. durch selbstständige Eingabe von Verfügbarkeiten, Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen bei der Dienstplanerstellung und Bereitstellung einer Tauschbörse zum Diensttausch der Mitarbeitenden untereinander.
- Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen und Mitarbeiterbedürfnisse. Kein starrer, sondern ein sich stetig wandelnder Planungsprozess, regelmäßiges Feedback der Mitarbeiter:innen. Behalten Sie Elemente bei, die für beide Seiten (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) funktionieren, und passen Sie Elemente an, die sich nicht bewähren.
Praxis-Tipp 1: Vor allem im Rahmen der Implementierung einer WFM-Software zur Unterstützung der Personaleinsatzplanung ist es erfolgsentscheidend, die Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat) frühzeitig und proaktiv einzubinden und offen und transparent zu kommunizieren.
Praxis-Tipp 2: Geben Sie den Mitarbeiter:innen Mitspracherecht und Eigenverantwortung immer dort, wo es sinnvoll ist, aber achten Sie darauf, dass die Komplexität des Planungsprozesses und der Aufwand bei der Dienstplanerstellung dadurch nicht zu hoch werden. Es ist niemandem geholfen, wenn am Ende aufgrund einer zu starken Einbindung der Mitarbeiter:innen in den Planungsprozess Fehler bei der Dienstplanerstellung entstehen.
Praxis-Tipp 3: Nehmen Sie bei der Vergabe von Urlaubsbudgets immer Ihre Bedarfsprognosen (Forecasting) als Grundlage. Zeiträume mit voraussichtlicher Über- oder Unterdeckung können allein über den Hebel „bedarfsorientierte Urlaubsvergabe“ minimiert und oftmals sogar komplett ausgeglichen werden.
Praxis-Tipp 4: Bei Einzelfallentscheidungen (z.B. Mitarbeiter benötigt kurzfristig Gleitzeit/Urlaub in einem Zeitraum der Unterdeckung) kann es oftmals helfen, nicht nur die kurzfristigen Auswirkungen (z.B. schlechtere Servicequalität bei Freigabe der Gleitzeit/des Urlaubs) sondern auch mögliche langfristige Auswirkungen (z.B. Mitarbeiter ist unzufrieden und verlässt evtl. das Unternehmen, sollte die Gleitzeit/der Urlaub nicht genehmigt werden) zu betrachten. Achten Sie in jedem Fall auf eine klare Kommunikation und legen Sie ggf. Regeln und Richtlinien fest, was unter welchen Umständen möglich und machbar ist und was nicht, damit es bei den Mitarbeiter:innen nicht zu Missverständnissen und Unmut kommt.
Fazit
Bei der Personaleinsatzplanung lassen sich bedarfs- und mitarbeiterorientierte Ansätze unterscheiden, die jeweils ihre Vor- und Nachteile aufweisen. Um sowohl die Unternehmensinteressen als auch die Mitarbeiterbedürfnisse ausreichend berücksichtigen zu können, liegt die Kunst darin, eine gesunde Mischung aus beiden Ansätzen zu finden. Was sind Ihre Erfahrungen mit Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbedürfnissen im Rahmen der Personaleinsatzplanung? Welchen Ansatz verfolgen Sie und warum?
